Control Total de Riesgos brinda a empresas y empresarios autónomos un eficiente Sistema de Gestión de Canal de Denuncias, diseñado para abordar de manera efectiva las denuncias dirigidas hacia ellos desde cualquier miembro de la organización o desde fuentes externas, tales como empleados, proveedores, clientes o cualquier individuo.
Los canales de denuncia tienen como objetivo salvaguardar a aquellos que reportan o informan sobre casos de corrupción, fraude o violaciones legales en los países de la Unión Europea. Estos canales son una manifestación concreta del compromiso de la empresa en el cumplimiento de sus obligaciones legales, al tiempo que refuerzan los valores éticos fundamentales de la organización.
La ley ampara a los informantes. La protección que les otorga la ley se extiende a las personas que prestan asistencia a los informantes, a las personas de su entorno que puedan sufrir represalias, así como a las personas jurídicas propiedad del informante, entre otras. Por ello, la gestión de las denuncias es algo a lo que se debe dar la máxima atención.
Mediante nuestro software de gestión especialmente diseñado, las empresas pueden acceder y almacenar información relacionada con cada denuncia recibida. Esto se realiza en total concordancia con las regulaciones vigentes, asegurando un nivel óptimo de seguridad informática, precisión y confidencialidad.
¿Cómo funciona el Sistema de Gestión de Canal de Denuncias?
Control Total de Riesgos proporciona a sus clientes, ya sean empresas o autónomos, la utilización de su software de gestión de denuncias. Este software opera en la nube, eliminando la necesidad de cualquier instalación en los dispositivos físicos.
Sin embargo, en Control Total de Riesgos ofrecemos mucho más que la simple utilización de un software. Orientamos a nuestros clientes en todos los aspectos legales que surgen a raíz de las denuncias que puedan recibir.
Contamos con un equipo de expertos en diversos campos del cumplimiento normativo: Compliance Officer, Abogados y Abogadas especializados, Ingeniero Informático y profesionales en Prevención de Riesgos Laborales.
Además del acceso al software, el equipo de Control Total de Riesgos lleva a cabo un análisis exhaustivo de las denuncias presentadas. Estas denuncias se clasifican según el riesgo inherente, la prioridad y la legislación aplicable. Posteriormente, generamos un informe con estos datos para que el cliente pueda investigar internamente y adoptar medidas más fundamentadas, acordes a sus políticas internas.
Adicionalmente, proporcionamos capacitación al personal de la empresa sobre el uso y el propósito del Canal de Denuncias, cumpliendo así con otro aspecto fundamental de la legislación.
¡Iniciar y finalizar los procedimientos es sumamente sencillo y rápido!
El proceso para el cliente es sencillo. Solo será necesario incorporar en su sitio web una sección titulada ‘Canal de Denuncias’ o ‘Canal Ético’. Desde aquí, cualquier persona que desee informar sobre alguna irregularidad relacionada con la empresa podrá acceder y reportar los acontecimientos.
Al entrar en la sección de denuncias, la persona que informa (el denunciante) será redirigida a la Plataforma de Gestión de Canal de Denuncias. Aquí, tendrá la opción de elegir cómo desea comunicarse: de manera anónima o proporcionando su identificación. Podrá hacerlo a través de un formulario en línea, mediante carta o concertando una entrevista con algún responsable de la empresa. Además, habrá un formulario en línea donde podrá describir los hechos detalladamente, y una sección para adjuntar archivos relevantes.
Todas las denuncias recibidas por el equipo de Control Total de Riesgos se cifran y almacenan en servidores ubicados en centros de datos altamente seguros. En ningún momento se permitirá la identificación del informante anónimo a través de los recursos informáticos utilizados.
La plataforma está diseñada para ser sumamente intuitiva y permite al cliente designar a otras personas dentro de su empresa para asumir la responsabilidad de esta área de gestión.
¿Mi empresa está obligada a tener un sistema de gestión de denuncias?
Con la introducción de la reforma al Código Penal por la Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo, se incluyó una disposición expresa referente a los canales de denuncia. Específicamente, el artículo 31.5 bis del Código Penal establece que los modelos de organización y gestión deben incluir ‘la obligación de informar sobre posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de supervisar el funcionamiento y cumplimiento del modelo de prevención’. Asimismo, el artículo 31.1. b) bis introduce la responsabilidad de ‘supervisar, vigilar y controlar’ las actividades de los subordinados.
Hasta el 1 de diciembre de 2023, todas las empresas con una plantilla superior a 50 trabajadores deben implementar un sistema interno de comunicación (canal de denuncias). Por otro lado, las empresas con más de 250 trabajadores ya estaban sujetas a esta obligación desde el 13 de junio de 2023, según lo establece la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
En consecuencia, su empresa está sujeta a esta obligación si cuenta con más de 50 trabajadores. Debe asegurarse de establecer un sistema de gestión de denuncias que cumpla con todos los requisitos de seguridad y confidencialidad exigidos por la legislación.
En resumen, deben implantar un canal de denuncias de forma inmediata:
Todas las empresas a partir de 50 empleados.
Todas las empresas, independientemente de su número de empleados, en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención de blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y del medio ambiente.
La Administración General del Estado, las administraciones regionales y provinciales.
Los Organismos y Entidades públicas vinculadas o dependientes de alguna Administración pública.
Las Corporaciones de Derecho Público.
Universidades públicas.
La Casa de su Majestad el Rey.
¿Qué ocurre si no he implementado un sistema de gestión de denuncias?
Su implementación es un requisito obligatorio. Por lo tanto, las organizaciones que no cumplan están sujetas a las siguientes consecuencias:
Multas económicas que pueden ascender hasta un millón de euros.
Pérdida de acceso a subvenciones o ventajas fiscales.
Incapacidad para celebrar contratos con el sector público.
Imposibilidad de aplicar la exención de responsabilidad penal (según el artículo 31 bis 5 del Código Penal).
Exclusión de los Fondos Next Generation.
Daños a la reputación de la organización.